Purchasing management

MANAGEMEN PEMBELIAN / PURCHASING MANAGEMENT

Kegiatan pembelian merupakan salah satu fungsi dasar dari sebuah perusahaan, fungsi pembelian ini dikatakan dasar karena suatu perusahaan tidak akan dapat beroperasi dengan baik tanpa adanya fungsi tersebut. Fungsi pembelian ini sangat penting untuk dikelola dengan sungguh-sungguh karena ruang lingkup dari pembelian tidak hanya sebatas bagaimana manajemen berhasil menerapkan suatu mekanisme pengadaan barang secara tepat waktu dan sesuai dengan target harga, namun lebih jauh lagi adalah bagaimana menetukan strategi kemitraan antar perusahaan yang efektif.

Dalam penerapannya, secara sekilas fungsi pembelian terlihat sederhana namun pada kenyataannya terdapat suatu hal tertentu yang harus diperhatikan, terutama yang berkaitan dengan karakteristik barang yang dibutuhkan dan faktor-faktor eksternal di sekitar perusahaan. Oleh karena itulah manajemen dalam pembelian penting untuk diterapkan dalam perusahaan.

Definisi Managemen Pembelian

Pembelian (purchasing) adalah suatu proses pencarian sumber dan pemesanan barang atau jasa untuk membantu fungsi prosuksi dalam kegiatan prosuksinya. Bagian yang menangani atau melakukan pembelian ini adalah Purchasing Department (Bagian Pembelian) atau biasa juga disebut Procurement Department (Bagian Pengadaan).

Proses pembelian adalah tindakan-tindakan yang dilakukan secara berurutan dalam kegiatan pembelian, atau kegiatan-kegiatan yang biasa dilakukan oleh bagian pembelian.

Peran Pembelian Dalam Perusahaan

Pembelian mempunyai peranan yang penting bagi perusahaan. Peranan tersebut antara lain sebagai berikut:

A. Salah Satu Fungsi Penting Dalam Bisnis

Dalam perusaan selalu ada 6 fungsi pokok yang dijalankan, yaitu creation function (Pencipta ide atau gagasan), finance function (Pengumpul, perencana dan pengawas keuangan), personnel function (Pengelola sumber daya manusia), purchasing function (Pengadaan barang/jasa), conversion function (Pengubah bahan produksi) dan distribution function (Penjualan barang/jasa yang dihasilkan).

Tanpa adanya salah satu fungsi diatas, sulit bagi perusahaan untuk dapat beroperasi dengan lancar. Sesuai dengan skala perusahaan beberapa bagian tersebut biasannya dapat dirangkap oleh satu atau dua bagian, tetapi bagian tersebut tetap harus ada dalam suatu perusahaan demi kelancaran perusahaan itu sendiri.

B. Salah Satu Elemen Pokok Dalam Proses Produksi

Tujuan dasar dari aktifitas suatu perusahaan adalah mengembangkan dan memproduksi barang yang dapat dipasarkan dengan memperoleh laba yang maksimal. Tujuan tersebut dapat tercapai dengan interaksi yang tepat dari 5 elemen yg biasa dikenal 5M, yaitu Machines, Manpower, Materials, Money and Management.

Materials atau barang-barang merupakan daerah kehidupan suatu perusahaan, dimana barang tersebut dapat berupa bahan baku yang nantinya akan diolah menjadi produk yang siap dipasarkan. Tanpa adanya managemen yang baik dalam mengelolah pembelian barang ini maka akan berdampak serius bagi suatu perusahaan. Barang-barang tersebut harus tersedia dengan mutu yang berkualitas, sesuai dengan waktu yang dibutuhkan, sesuai dengan jumlah yang dibutuhkan dan dengan harga yang sesuai/layak.

C. Sebagai Bagian Yang Bertanggungjawab Outside Manufacturing

Hasil prosuksi suatu perusahaan pada umumnya berasal dari 2 jenis sumber, yaitu buatan sendiri atau dibeli dari perusahaan lain. Bahan yang dibeli oleh bagian pembelian adalah bahan baku atau bahan setengah jadi. Dari proses pembelian yang dilakukan oleh bagian pembelian inilah yang nantinya akan mempengaruhi hasil produksi suatu perusahaan atau dengan kata lain bagian pembelian adalah bagian yang bertanggung jawab atas Outside Manufacturing dan bagian produksi bertanggung jawab atas Inside Manufacturing.

D. Sebagai Profit Centre Perusahaan

Bagian pembelian dapat dikatakan sebagai profit centre karena bagian ini dapat meningkatkan keuntungan bagi perusahaan. Pada awalnya bagian pembelian dianggap sebagai cost centre, karena bagian ini merupakan bagian yang selalu mengeluarkan biaya. Tetapi ketika bagian ini menekan sedikit pengeluaran dari proses pembelian yang dilakukannya, makan bagian ini dapat meningkatkan jumlah keuntungan yang didapat suatu perusahaan.

E. Sebagai Fungsi Strategis Perusahaan

Fungsi pembelian dikatakan fungsi strategis dalam perusahaan karena merupakan fungsi fital dalam suatu perusahaan dan merupakan fungsi yang juga dapat mempengaruhi keuntungan dari perusahaan.

Prinsip Dalam Manajemen Pembelian

Prinsip merupakan hal pokok yang dijadikan pedoman dalam melakukan sesuatu. Pembelian juga mempunyai prinsip-prinsip yang dijadikan pedoman. Prinsip Pembelian adalah hal-hal pokok dalam pelaksanaan fungsi pembelian yang perlu dijadikan pokok atau acuan. Fungsi pembelian atau pengadaan dalam suatu perusahaan diadakan bukan untuk dirinya sendiri, tetapi diadakan untuk kepentingan bagian atau fungsi-fungsi lainnya. Oleh karena itu prinsip kerja dari fungsi pembelian harus diatur sedemikian rupa sehingga mampu memberikan kontribusi yang besar bagi keberhasilan perusahaan.

Isi pokok dari prinsip pembelian itu adalah sebagai berikut:

Ø The Right Price

Salah satu dari prinsip managemen pembelian adalah the right price. The right price merupakan nilai suatu barang yang dinyatakan dalam mata uang yang layak atau yang umum berlaku pada saat dan kondisi pembelian dilakukan.

Ø The Right Quantity

Jumlah yang tepat dapat dikatakan sebagai suatu jumlah yang benar-benar diperlukan oleh suatu perusahaan pada suatu saat tertentu.

Ø The Right Time

The right time menyangkut pengertian bahwa barang tersedia setiap kali diperlukan. Dalam hal ini persediaan barang haruslah diperhitungkan karena jika ada persediaan barang tentunya ada biaya perawatan barang tersebut.

Ø The Right Place

The right place mengandung pengertian bahwa barang yang dibeli dikirimkan atau diserahkan pada tempat yang dikehendaki oleh pembeli.

Ø The Right Quality

The right quality adalah mutu barang yang diperlukan oleh suatu perusahaan sesuai dengan ketentuan yang sudah dirancang yang paling menguntungkan perusahaan.

Ø The Right Source

The right source mengandung pengertian bahwa barang berasal dari sumber yang tepat. Sumber dikatakan tepat apabila memenuhi prinsip-prinsip yang lain yaitu the right price, the right quantity, the right time, the right place, and the right quanlity.

Pada perkembangan purchasing managemen, prinsip-prinsip pembelian tidaklah jauh berbeda, ini membuktikan bahwa hal-hal diatas merupakan sebuah prinsip.

PURCHASING / PEMBELIAN

adalah bagian yang mempunyai tugas dan wewenang untuk menyediakan material untuk keperluan produksi .

bagian PURCHASING bisa dibagi menjadi. 

1. Purchasing untuk transaksi pembelian material LOKAL

2. Purchasing untuk transaksi pembelian barang material IMPORT .

3. Purchasing untuk mengatasi pembelian TER SCHEDULE

1.      PURCHASING UNTUK PEMBELIAN MATERIAL LOKAL ( DALAM NEGRI ) :

ALUR KERJANYA : 

 Material / Part yang akan dibeli---> Tentukan Suplyer tempat memberi Material yang sudah dipercaya ----> keluarkan p/o ( pertimbangkan lead time , kapan mau pakai ) ----> Minta konfirmasi ke suplyer (sudahkah terima p/o, kapan bisa kirim ) ----> Syarat pembayaran ( apakah Cash, Bayar setelah barangditerima , atau Harus bayar di muka sebelum barang kirim .

2. PURCHASING UNTUK PEMBELIAN IMPORT ( LUAR NEGRI ):

ALUR KERJANYA :

Hampir sama untuk pembelian lokal , Hanya PADA SAAT mendatangkan barang perlu kerjasama denganbagian Exim untuk pengurusan document IMPORT ke Bea Cukai.yang perlu disiapkan data oleh purchasing ke bagian Exim :a. Minta copy Bukti pengiriman berupa invoice , packing list , B/L ( bila dikirim dengan kapal ) atau AWBbila dikirim dengan Udara.Tentukan B/L ( Bill of Loading ) Tersebut sudah Surrender atau B/L harus Original .B/L Surrender artinya : Pengurusan document masuk , hanya memerlukan Invoice , Packing list , lembarcopy dari B/L yang bisa diperoleh dari pihak pengirim melalui faximile atau Email saja.B/L Original artinya : Dalam pengurusan document masuk , Invoice , Packing list , maupun B/L harusOriginal . Ini harus menunggu Original document yang dikirim oleh pengirim barang.

3. PENGATURAN BARANG TERSCHEDULE

 Yaitu mengatur pembelian barang yang memerlukan tempat yang banyak sedangkan luas gudangterbatas, sehingga, system pengaturan barang disesuaikan dengan rencana produksi atau rencana pakai.Cara :a. P/O pembelian qtty bisa total sekalibus , tetapi kedatangan dibuat tersechedule ( Harian atauMingguan , tergantung kebutuhan ).b. Usahakan selalu memonitor qtty barang jadi di supliyer tempat kita membeli barang, jangan sampaisaat kita membutuhkan barang ternyata barang belum diproduksi atau banyak barang rusak sehinggatidak bisa kirim.c. Buat kesepakatan dengan pihak Suplyer tempat membeli barang untuk menyetujui pengirimanbertahap tetapi tidak menggangu saat barang tersebut dibutuhkan.

Tugas / Job Desk Purchasing Officer

* Membuat laporan pembelian & pengeluaran barang ( inventory,material dll )
* Melakukan pengelolaan pengadaan barang melalui perencanaan secara sistematis dan terkontrol ( FIFO atau ERP/ MRP )
* Melakukan pemilihan / seleksi rekanan pengadaan sesuai kriteria perusahaan
* Bekerjasama dengan departemen terkait untuk memastikan kelancaran operasional perusahaan
* Memastikan kesedian barang/material melalui mekanisme audit / cotrol stock dll.

 #Alfian_UPERP2014_SCM Division (purchasing)